Ausbildung bezahlt und dann zurückzahlen? Was bei Aus- und Fortbildungskosten wirklich gilt

Die Situation ist alltäglich und zugleich rechtlich brisant: Ein Arbeitgeber investiert in die Ausbildung eines Mitarbeiters, übernimmt Kurskosten, bezahlt vielleicht sogar das Gehalt während der Schulung. Doch was passiert, wenn das Arbeitsverhältnis kurz danach endet? Darf der Arbeitgeber die Kosten zurückfordern oder bleibt er auf der Investition sitzen? Ausführliche Informationen lesen Sie hier auf Finanz & Recht | Österreich.

Der scheinbar klare Grundsatz

Zunächst gilt: Ausbildungen verursachen Kosten, die grundsätzlich vom Arbeitgeber zu tragen sind, insbesondere wenn sie für die Ausübung der vereinbarten Tätigkeit erforderlich sind. Seit der gesetzlichen Neuregelung im Jahr 2024 steht dem fest, dass verpflichtende Aus- und Fortbildungen als Arbeitszeit gelten und die damit verbundenen Kosten regelmäßig vom Arbeitgeber zu übernehmen sind. Damit ist die Rechtslage jedoch nicht abschließend geklärt. Unter bestimmten Voraussetzungen kann dennoch eine Verpflichtung zur Rückzahlung wirksam vereinbart werden.

Rechtliche Einordnung von Aus- und Fortbildungskosten

Unter Ausbildungskosten fallen in der Regel Maßnahmen, die grundlegende Kenntnisse für eine berufliche Tätigkeit vermitteln. Fortbildungskosten betreffen hingegen die Vertiefung oder Erweiterung bereits vorhandener Fähigkeiten.

Typische Beispiele sind:

• Fachkurse und Seminare
• berufsbegleitende Ausbildungen
• Schulungen mit Zertifikaten
• Kosten für externe Trainer oder Prüfungen

In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten ganz oder teilweise. Für Arbeitnehmer wirkt dies zunächst wie ein klarer Vorteil.

Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Eine Rückforderung ist nur dann zulässig, wenn sie transparent vereinbart wurde und den gesetzlichen Rahmen einhält. Pauschale oder unklare Regelungen sind oft unwirksam.“

Der entscheidende Wendepunkt: Die Vereinbarung

Hier liegt der Kern des Problems. Eine Rückforderung ist nur dann überhaupt möglich, wenn eine wirksame Vereinbarung existiert und diese muss strengen Anforderungen genügen.

Ohne schriftliche Vereinbarung vor Beginn der Ausbildung gibt es keinen Cent zurück. Ebenso wenig reicht eine pauschale Klausel im Arbeitsvertrag. Entscheidend ist, dass die konkrete Ausbildung und die exakten Kosten klar und nachvollziehbar festgelegt sind.

Bereits an diesem Punkt scheitern viele Rückforderungsversuche in der Praxis.

Was tatsächlich zurückverlangt werden darf

Selbst wenn eine gültige Vereinbarung besteht, kann der Arbeitgeber nicht beliebig Forderungen stellen.

Zurückverlangt werden dürfen nur tatsächlich entstandene Kosten. Dazu zählen etwa:

• Kursgebühren
• Reisekosten oder
• Unterkunft

Auch das während der Ausbildung fortgezahlte Gehalt kann einbezogen werden, allerdings nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

Nicht zulässig sind hingegen fiktive oder pauschale Kosten sowie Aufwendungen, die ohnehin angefallen wären.

Grenzen vertraglicher Rückzahlungsklauseln

An diesem Punkt kippt die scheinbar klare Ausgangslage. Denn selbst eine formal korrekte Vereinbarung garantiert noch lange keinen Rückzahlungsanspruch.

• Die Rückforderung ist nur zulässig, wenn die Ausbildung auch außerhalb des Unternehmens verwertbar ist
• Reine Einschulungen oder firmenspezifische Trainings fallen nicht darunter
• Zudem muss die Ausbildung erfolgreich abgeschlossen worden sein

Und selbst dann greift eine weitere entscheidende Schranke: die Art der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wird das Dienstverhältnis etwa während der Probezeit beendet, durch den Arbeitgeber gekündigt oder liegt ein berechtigter Austritt vor, entfällt die Rückzahlungspflicht vollständig. In diesen Fällen bleibt der Arbeitgeber auf den Kosten sitzen.

Damit wird deutlich: Der rechtliche Spielraum für Rückforderungen ist deutlich enger, als viele Arbeitgeber annehmen.

Die zeitliche Komponente

Selbst wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, reduziert sich die Rückzahlungspflicht mit jedem Monat, den der Arbeitnehmer nach Abschluss der Ausbildung im Unternehmen bleibt.

Diese sogenannte Aliquotierung muss zwingend monatlich erfolgen. Jede Abweichung führt zur Unwirksamkeit der gesamten Vereinbarung.

Zudem ist die Bindungsdauer gesetzlich begrenzt und darf in der Regel vier Jahre nicht überschreiten.

Genau prüfen statt blind unterschreiben

Muss eine vom Arbeitgeber bezahlte Ausbildung nun zurückgezahlt werden?

Die klare Antwort lautet: Nur in eng begrenzten Ausnahmefällen.

Ohne präzise schriftliche Vereinbarung, ohne tatsächlich angefallene Kosten, ohne überbetriebliche Verwertbarkeit und ohne die „richtige“ Beendigungsart besteht kein Rückzahlungsanspruch.

Die Praxis zeigt daher ein deutliches Bild: Viele Rückforderungsklauseln halten einer rechtlichen Prüfung nicht stand. Wer sich darauf verlässt, riskiert, am Ende leer auszugehen.

Keine Kostenübernahme vom Arbeitgeber: Was dir wirklich zusteht

Nicht jede Aus- oder Fortbildung muss der Arbeitgeber bezahlen. Ein Anspruch besteht nur dann, wenn die Ausbildung für die konkret vereinbarte Tätigkeit erforderlich ist. Das ist etwa der Fall, wenn gesetzliche Vorschriften, kollektivvertragliche Regelungen oder der Arbeitsvertrag selbst eine bestimmte Qualifikation zwingend voraussetzen.

Anders liegt der Fall bei freiwilligen oder darüber hinausgehenden Ausbildungen, die der Arbeitnehmer aus eigenem Interesse absolviert oder die nicht unmittelbar für die aktuelle Tätigkeit notwendig sind. Hier besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Kostenübernahme. Ob der Arbeitgeber sich dennoch beteiligt, ist Verhandlungssache und hängt häufig von betrieblichen Interessen oder individuellen Vereinbarungen ab.

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