Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder sind pauschale oder tatsächlich nachgewiesene Kostenersätze für Übernachtungen, die einem Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflich veranlassten Dienstreise entstehen. Sie dienen dem Ausgleich des Mehraufwandes, wenn die Arbeitsleistung außerhalb des Wohnortes oder Dienstortes eine Übernachtung erforderlich macht. Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen kann der Arbeitgeber diese Beträge steuerfrei und sozialversicherungsfrei auszahlen.

Gesetzliche Grundlage der Nächtigungsgelder

Die steuerliche Behandlung richtet sich insbesondere nach § 26 Z 4 EStG sowie nach § 3 Abs 1 Z 16b EStG.

Grundsätzlich gilt:

• Pauschale Nächtigungsgelder sind bei Vorliegen einer echten Dienstreise nicht steuerbar
• Alternativ kann der Arbeitgeber die tatsächlichen, belegmäßig nachgewiesenen Nächtigungskosten steuerfrei ersetzen
• Sind die Zahlungen steuerfrei, fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge und keine Lohnnebenkosten an

Entscheidend ist stets, dass tatsächlich eine dienstreisebedingte Nächtigung stattgefunden hat.

Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Nächtigungsgelder sind kein Bonus, sondern ein klar geregelter Kostenersatz. Wer die steuerlichen Voraussetzungen nicht exakt einhält, riskiert unnötige Nachzahlungen und Haftung.“

Pauschale Nächtigungsgelder im Inland

Im Inland kann der Arbeitgeber derzeit ein pauschales Nächtigungsgeld von € 17,00 pro Nacht steuerfrei auszahlen, sofern keine tatsächlichen Kosten gegen Beleg ersetzt werden.

Voraussetzungen:

• es liegt eine beruflich veranlasste Dienstreise vor
• der Arbeitnehmer nächtigt außerhalb des Wohn- oder Dienstortes
• die Nächtigung wird grundsätzlich nachgewiesen, etwa durch Angabe des Unterkunftsgebers

Beträgt die Entfernung zwischen Wohnort und Einsatzort mehr als 120 Kilometer, muss der Arbeitgeber nicht gesondert prüfen, ob tatsächlich übernachtet wurde.

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine kostenlose Nächtigung inklusive Frühstück zur Verfügung, entfällt das steuerfreie Nächtigungsgeld.

Stellt er nur die Unterkunft ohne Frühstück bereit, kann er das pauschale Nächtigungsgeld weiterhin steuerfrei auszahlen.

Pauschale Nächtigungsgelder im Ausland

Bei Auslandsdienstreisen orientiert sich das steuerfreie Nächtigungsgeld an den Sätzen der Reisegebührenvorschrift für Bundesbedienstete. Maßgeblich ist jeweils der Höchstsatz des betreffenden Staates.

Auch hier gilt zunächst eine zeitliche Begrenzung von sechs Monaten pro Einsatzort, sofern die Steuerfreiheit auf § 26 Z 4 EStG gestützt wird.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch eine unbegrenzte Steuerfreiheit nach § 3 Abs 1 Z 16b EStG vorliegen, etwa bei:

• Außendiensttätigkeit
• Fahrtätigkeit
• Baustellen oder Montagetätigkeit
• Arbeitskräfteüberlassung

Voraussetzung ist stets eine geeignete lohngestaltende Vorschrift sowie das Fehlen einer Anspruchsumwandlung.

Ersatz der tatsächlichen Nächtigungskosten

Anstelle der Pauschale kann der Arbeitgeber die tatsächlich entstandenen und belegmäßig nachgewiesenen Kosten für Unterkunft und Frühstück steuerfrei ersetzen.

Dies gilt sowohl im Inland als auch im Ausland. Eine betragsmäßige Obergrenze besteht steuerlich nicht. Bei echten Dienstreisen ist dieser Kostenersatz grundsätzlich auch zeitlich nicht begrenzt.

Sechsmonatige Grenze und funktionaler Arbeitsplatz

Wird ein Arbeitnehmer länger als sechs Monate an demselben Einsatzort tätig, endet in vielen Fällen die steuerfreie Behandlung.

Eine dauerhafte Steuerfreiheit ist nur möglich, wenn die Voraussetzungen des § 3 Abs 1 Z 16b EStG erfüllt sind:

1. Begünstigte Tätigkeit
   • Außendiensttätigkeit, Fahrtätigkeit, Baustellen oder Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes, Arbeitskräfteüberlassung
2. Anspruch aufgrund lohngestaltender Vorschrift, etwa aus:
   • Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung, Satzung, gesetzlichen Regelungen
3. Keine Anspruchsumwandlung
   • Die steuerfreie Zahlung darf nicht anstelle eines bisher steuerpflichtigen Entgeltbestandteils treten. Es darf also keine Gehaltsumwandlung vorliegen
4. Tatsächliche berufliche Veranlassung
   • Die Reise oder auswärtige Tätigkeit muss beruflich bedingt sein

Kein Anspruch auf steuerfreie Pauschalen besteht, wenn der Arbeitnehmer regelmäßig an mehreren betrieblichen Standorten mit fest zugewiesenem Arbeitsplatz tätig ist. In solchen Fällen liegt keine Dienstreise vor.

Taggelder und pauschale Nächtigungsgelder sind dann ab dem ersten Tag steuerpflichtig. Tatsächliche Nächtigungskosten können jedoch weiterhin steuerfrei ersetzt werden.

Ausführliche Informationen zum Taggeld lesen Sie hier.

Abgrenzung zu betrieblicher Übung

Zahlt ein Arbeitgeber über längere Zeit freiwillig höhere Nächtigungsgelder als gesetzlich vorgesehen, kann daraus unter Umständen ein arbeitsrechtlicher Anspruch entstehen. Ohne klaren Freiwilligkeitsvorbehalt kann sich eine betriebliche Übung bilden. Arbeitgeber sollten daher eindeutig regeln, ob Zahlungen freiwillig erfolgen oder auf verbindlichen Richtlinien beruhen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

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