Handy und digitale Arbeitsmittel
Handy und digitale Arbeitsmittel
Handy und digitale Arbeitsmittel
Digitale Arbeitsmittel wie Handy, Smartphone, Notebook oder Laptop, die der Arbeitgeber für berufliche Zwecke zur Verfügung stellt, lösen grundsätzlich keinen steuerpflichtigen Sachbezug aus. Das gilt selbst dann, wenn eine teilweise private Nutzung erfolgt.
Private Nutzung von Diensthandy und Notebook
In der Praxis stellt sich regelmäßig die Frage, ob die private Nutzung zu einem Sachbezug führt. Maßgeblich ist der tatsächliche Nutzungsumfang.
Peter HarlanderHarlander & Partner Rechtsanwälte „Handy und digitale Arbeitsmittel sind heute Standard im Berufsalltag, steuerlich jedoch keineswegs nebensächlich. Entscheidend ist, wer zahlt und wie die private Nutzung geregelt ist.“
Fallweise private Nutzung
Wird das Gerät überwiegend beruflich verwendet und erfolgt die private Nutzung nur in einem haushaltsüblichen Ausmaß, ist kein Sachbezugswert anzusetzen.
Dies gilt etwa bei:
- gelegentlichen privaten Telefonaten
- privater Internetnutzung in geringem Umfang
- beruflich veranlassten Schulungen im Selbststudium
Die bloße Zurverfügungstellung eines arbeitgebereigenen Mobiltelefons rechtfertigt daher keinen pauschalen Sachbezug.
Überwiegend private Nutzung
Wird das Gerät zwar auch beruflich, jedoch vorwiegend privat genutzt, sind die anteiligen tatsächlichen Kosten als Sachbezug zu erfassen.
In Zeiten von Flatrate Tarifen (monatlicher Pauschalpreis für die Nutzung von Internet) ist eine Aufteilung häufig schwierig. Dennoch kann ein Sachbezug anzusetzen sein, wenn klar zuordenbare Mehrkosten entstehen, etwa durch umfangreiche private Auslandstelefonate, die gesondert auf der Rechnung ausgewiesen sind.
Entscheidend ist stets die tatsächliche Nutzung, nicht die bloße Möglichkeit der Privatverwendung.
Zurverfügungstellung ausschließlich für private Zwecke
Benötigt der Arbeitnehmer das Gerät nicht für seine berufliche Tätigkeit und erwirbt der Arbeitgeber Handy oder Notebook ausschließlich für private Zwecke des Arbeitnehmers, liegt ein steuerpflichtiger Vorteil vor.
In diesem Fall sind die Mitarbeiterrabattregelungen nach § 3 Abs. 1 Z 21 EStG zu prüfen. Die dort vorgesehenen Begünstigungen greifen jedoch nur, wenn der Verkauf solcher Geräte zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb des Unternehmens gehört.
„Zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb des Unternehmens gehören“ bedeutet, dass eine bestimmte Tätigkeit oder ein bestimmtes Produkt typischerweise Teil der normalen, laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens ist. Entscheidend ist, womit das Unternehmen üblicherweise Geld verdient und was laut Unternehmensgegenstand regelmäßig angeboten wird.
Ist dies nicht der Fall, ist der Vorteil mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort zu bewerten.
Verkauf gebrauchter Geräte an Arbeitnehmer
Beim Verkauf eines gebrauchten Notebooks oder PCs an den Arbeitnehmer ist der Buchwert maßgeblich.
Liegt der vereinbarte Kaufpreis zumindest in Höhe des Buchwertes, entsteht kein Sachbezug. Wird das Gerät jedoch günstiger abgegeben oder kostenlos übertragen, ist die Differenz zwischen Buchwert und tatsächlich bezahltem Kaufpreis als Sachbezug zu versteuern.
Ist das Gerät bereits vollständig abgeschrieben, entsteht kein Vorteil aus dem Dienstverhältnis.
Buchwert
Der Buchwert ist der rechnerische Wert eines Gegenstandes in der Buchhaltung eines Unternehmens.
Er ergibt sich aus den ursprünglichen Anschaffungskosten abzüglich der bisherigen Abschreibungen. Abschreibungen berücksichtigen, dass ein Gerät im Laufe der Zeit an Wert verliert.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Laptop kostet 1.200 Euro und soll drei Jahre genutzt werden. Jedes Jahr werden daher 400 Euro abgeschrieben. Nach einem Jahr beträgt der Buchwert noch 800 Euro, nach zwei Jahren 400 Euro.
Der Buchwert ist also nicht der aktuelle Marktpreis, sondern der noch nicht abgeschriebene Restwert in der Bilanz.
Homeoffice und Telearbeit
Wenn ein Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet, darf der Arbeitgeber unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Homeoffice oder Telearbeitspauschale steuerfrei auszahlen. Dieses Pauschale zählt dann nicht zum steuerpflichtigen Gehalt.
Zusätzlich darf der Arbeitgeber digitale Arbeitsmittel wie Laptop, Bildschirm oder Handy steuerfrei zur Verfügung stellen.
Wichtig ist aber:
- Die Voraussetzungen für das Pauschale müssen erfüllt sein, etwa die tatsächliche Anzahl der Homeoffice Tage und eine entsprechende Aufzeichnung
- Es darf keine doppelte steuerliche Begünstigung für denselben Aufwand erfolgen
- Die Zahlungen müssen korrekt in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden
Ausführliche Informationen zu
lesen Sie hier.
Sozialversicherung
Soweit kein steuerpflichtiger Sachbezug vorliegt, besteht auch keine Beitragspflicht in der Sozialversicherung.
Entsteht jedoch ein Vorteil, etwa durch überwiegend private Nutzung oder durch verbilligten Verkauf unter Buchwert, ist dieser Vorteil sozialversicherungspflichtig zu behandeln und den entsprechenden Beitragszeiträumen zuzuordnen.
