Dienstzettel
Dienstzettel
Dienstzettel
Der Dienstzettel ist eine schriftliche Aufzeichnung über die wesentlichen Rechte und Pflichten aus einem Arbeitsverhältnis. Er hält jene Bedingungen fest, die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer mündlich vereinbart wurden, und schafft damit Transparenz über Inhalt und Rahmen des Dienstverhältnisses. Der Dienstzettel begründet kein Arbeitsverhältnis, sondern dokumentiert ein bereits bestehendes.
Zweck und rechtliche Einordnung
Der Dienstzettel dient in erster Linie der Information und Beweissicherung. Er soll sicherstellen, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer über ihre grundlegenden Arbeitsbedingungen Bescheid wissen. Gesetzlich gilt der Dienstzettel als sogenannte Wissenserklärung des Arbeitgebers. Er gibt Vereinbartes wieder, ändert aber keine bestehenden Abmachungen.
Ein Dienstzettel ersetzt keinen Arbeitsvertrag. Während der Arbeitsvertrag das Dienstverhältnis begründet, dokumentiert der Dienstzettel lediglich dessen Inhalt.
Peter HarlanderHarlander & Partner Rechtsanwälte „Der Dienstzettel schafft Transparenz im Arbeitsverhältnis, ersetzt aber keine klare und verbindliche Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien.“
Verpflichtung zur Ausstellung
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, einen Dienstzettel auszustellen, wenn das Arbeitsverhältnis nicht durch einen schriftlichen Dienstvertrag geregelt ist oder wenn ein vorhandener Dienstvertrag nicht sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält.
Diese Verpflichtung entsteht unmittelbar mit Beginn des Arbeitsverhältnisses. Der Dienstzettel muss daher ohne unnötigen Aufschub zur Verfügung gestellt werden, damit von Anfang an Klarheit über die wesentlichen Rahmenbedingungen der Beschäftigung besteht.
Die Pflicht zur Ausstellung besteht grundsätzlich unabhängig von der Dauer des Dienstverhältnisses. Auch kurzfristige oder befristete Arbeitsverhältnisse unterliegen dieser Regelung, sofern kein vollständiger schriftlicher Dienstvertrag vorliegt. Der Gesetzgeber verfolgt damit das Ziel, Transparenz und Rechtssicherheit in allen Arbeitsverhältnissen zu gewährleisten.
Der Dienstzettel kann in klassischer Papierform übergeben werden. Ebenso ist eine elektronische Übermittlung zulässig, sofern diese den Zugang zum Dokument dauerhaft ermöglicht. Beide Formen gelten rechtlich als gleichwertig, sofern der Inhalt vollständig und nachvollziehbar übermittelt wird.
Mit Wirkung ab 28. März 2024 hat der Gesetzgeber die inhaltlichen Anforderungen an den Dienstzettel erweitert. Diese Neuerungen betreffen ausschließlich Dienstverhältnisse, die ab diesem Zeitpunkt neu begründet werden. Hintergrund der Gesetzesänderung ist die Umsetzung europäischer Vorgaben, die auf transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen abzielen.
Gesetzlich vorgeschriebener Inhalt
Für Dienstverhältnisse, die ab dem 28. März 2024 beginnen, muss der Dienstzettel folgende Angaben enthalten:
- Namen und Anschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Ende des Arbeitsverhältnisses bei Befristungen
- Kündigungsfristen, Kündigungstermine und Hinweise zum Kündigungsverfahren
- Gewöhnlicher Arbeitsort oder Hinweis auf wechselnde Einsatzorte sowie Sitz des Unternehmens
- Einstufung in ein kollektivvertragliches oder sonstiges Schema
- Tätigkeitsbeschreibung
- Höhe des Grundgehalts oder Grundlohns
- Weitere Entgeltbestandteile wie Sonderzahlungen
- Fälligkeit und Art der Entgeltauszahlung
- Ausmaß des Urlaubsanspruchs
- Vereinbarte Normalarbeitszeit
- Anwendbare Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen
- Name und Anschrift des Sozialversicherungsträgers
- Name und Anschrift der betrieblichen Vorsorgekasse
- Regelungen zur Probezeit
- Gegebenenfalls Anspruch auf Fortbildungsmaßnahmen
Bei bestimmten Punkten erlaubt das Gesetz einen Verweis auf einschlägige gesetzliche oder kollektivvertragliche Bestimmungen.
Beweiskraft und praktische Bedeutung
Die Beweiskraft eines Dienstzettels bleibt eingeschränkt. Die Unterschrift des Arbeitnehmers bestätigt lediglich den Erhalt des Dokuments, nicht den Inhalt als verbindliche Vereinbarung. Im Streitfall kann daher behauptet werden, dass die tatsächlichen Abmachungen vom Dienstzettel abweichen.
Deswegen gilt ein schriftlicher Dienstvertrag als deutlich verlässlicher. Als beidseitige Willenserklärung besitzt er eine höhere Beweiskraft und sorgt für klare rechtliche Verhältnisse.
Änderungen während des Arbeitsverhältnisses
Ändern sich Angaben, die im Dienstzettel festgehalten sind, besteht die Verpflichtung, diese Änderungen schriftlich zu dokumentieren. Die Mitteilung hat unverzüglich zu erfolgen und muss spätestens zu jenem Zeitpunkt vorliegen, zu dem die Änderung wirksam wird.
Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass jederzeit Klarheit über die aktuellen Arbeitsbedingungen besteht und keine Unklarheiten über Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis entstehen.
Die Pflicht zur schriftlichen Mitteilung entfällt jedoch in bestimmten Fällen. Keine gesonderte Verständigung ist erforderlich, wenn sich Änderungen unmittelbar aus gesetzlichen Bestimmungen oder aus kollektivvertraglichen Regelungen ergeben, auf die bereits im Dienstzettel verwiesen wurde. Gleiches gilt für Anpassungen, die automatisch aufgrund der Dauer des Arbeitsverhältnisses eintreten, etwa durch dienstzeitabhängige Vorrückungen innerhalb derselben Verwendungs- oder Berufsgruppe.
Erfolgt hingegen eine Änderung, die nicht automatisch eintritt oder nicht auf einer generellen Norm beruht, etwa durch eine neue Einstufung oder eine Änderung des Tätigkeitsbereichs, ist diese ausdrücklich schriftlich festzuhalten. Dadurch bleibt der Dienstzettel als Informations- und Nachweisdokument aktuell und nachvollziehbar.
Besonderheiten bei Auslandstätigkeiten
Bei einer Beschäftigung im Ausland von mehr als einem Monat muss ein ergänzender Dienstzettel ausgestellt werden. Dieser enthält zusätzliche Angaben, etwa zum Einsatzstaat, zur Dauer der Auslandstätigkeit, zur Entlohnung in ausländischer Währung sowie zu Rückführungsbedingungen und allfälligem Aufwandersatz.
Sanktionen bei Nichtausstellung
Wird kein Dienstzettel ausgestellt, sieht das Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz Verwaltungsstrafen vor. Bereits das bloße Unterlassen der Aushändigung stellt eine Verwaltungsübertretung dar. Die Geldstrafe bewegt sich im unteren Bereich, solange nur wenige Arbeitnehmer betroffen sind und kein Wiederholungsfall vorliegt. Sind jedoch mehr als fünf Arbeitnehmer betroffen oder liegt innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren ein erneuter Verstoß vor, erhöht sich der gesetzliche Strafrahmen deutlich.
Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen einmaligen und wiederholten Pflichtverletzungen. Bei mehreren betroffenen Arbeitnehmern kann entweder pro Arbeitnehmer eine eigene Verwaltungsübertretung vorliegen oder bei Überschreiten der gesetzlichen Schwelle, eine einheitliche Übertretung mit höherem Strafrahmen angenommen werden. Dadurch soll verhindert werden, dass die Verpflichtung zur Ausstellung eines Dienstzettels systematisch umgangen wird.
Wird der Dienstzettel nach Einleitung eines Verwaltungsstrafverfahrens nachweislich nachgereicht und liegt lediglich ein geringes Verschulden vor, kann die zuständige Bezirksverwaltungsbehörde von der Verhängung einer Geldstrafe absehen. Ein geringes Verschulden wird insbesondere bei erstmaligen Verstößen angenommen, wenn die Pflichtverletzung auch einem sorgfältigen Arbeitgeber gelegentlich unterlaufen kann.
