Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung

Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung

Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigungen sind Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, mit denen die durch eine beruflich veranlasste Dienstreise entstandenen Mehraufwendungen ersetzt werden. Sie dienen nicht der Entlohnung der Arbeitsleistung, sondern dem Ausgleich zusätzlicher Kosten, die ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers anfallen.

Arbeitsrechtlicher Anspruch auf Ersatz von Reisekosten

Unternimmt ein Arbeitnehmer im dienstlichen Auftrag eine Reise, muss der Arbeitgeber die dadurch verursachten Aufwendungen grundsätzlich ersetzen. Die konkrete Ausgestaltung und Höhe des Anspruchs regeln in der Praxis meist der anwendbare Kollektivvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder der Einzelvertrag. In bestimmten Fällen kann sich ein Anspruch auch durch betriebliche Übung ergeben.

Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigungen sind kein Bonus, sondern der Ersatz tatsächlich entstandener Mehraufwendungen. Wer hier pauschal abrechnet oder falsch einordnet, riskiert unnötige Steuer- und Beitragsnachforderungen.“

Umfang der Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigung

Reisekosten und Reiseaufwandsentschädigungen umfassen typischerweise:

• den Ersatz des Verpflegungsmehraufwandes durch Taggelder sowie
• den Ersatz von Nächtigungskosten

entweder pauschal oder gegen Vorlage einer Hotelrechnung.

Der Arbeitgeber ersetzt zusätzlich Fahrtkosten, etwa für öffentliche Verkehrsmittel oder durch Kilometergeld bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs.

Er berücksichtigt unter bestimmten Voraussetzungen auch Nebenkosten wie Telefonspesen oder Portokosten.

Entscheidend ist stets, dass die Kosten beruflich veranlasst sind und ohne die Dienstreise nicht angefallen wären.

Ausführliche Informationen zum

• Taggeld
• Nächtigungsgeld

lesen Sie hier.

Gesetzlicher Anspruch auf Aufwandersatz bei Dienstreisen

Arbeitnehmer haben bei Dienstreisen Anspruch auf Ersatz jener Aufwendungen, die sie im Interesse des Arbeitgebers tätigen.

Diese gesetzliche Regelung ist dispositiv, das bedeutet, Arbeitgeber und Arbeitnehmer können im Rahmen von Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Einzelverträgen abweichende Regelungen treffen. Fehlt eine ausdrückliche Vereinbarung, kann sich ein Anspruch auch aus einer regelmäßigen betrieblichen Praxis ergeben.

Betriebliche Übung

Eine betriebliche Übung entsteht, wenn der Arbeitgeber eine Leistung regelmäßig und vorbehaltlos gewährt. Dadurch wird sie zum verbindlichen Anspruch der Arbeitnehmer.

Bei Reisekosten oder Reiseaufwandsentschädigungen bedeutet das:

Zahlt der Arbeitgeber diese wiederholt freiwillig, kann daraus ein dauerhafter Anspruch entstehen. Ohne klaren Freiwilligkeitsvorbehalt wird die Zahlung Teil des Arbeitsvertrags.

Freiwilligkeitsvorbehalt

Ein Freiwilligkeitsvorbehalt ist eine Erklärung des Arbeitgebers, dass eine Leistung ohne rechtliche Verpflichtung gewährt wird.

Er stellt klar, dass kein dauerhafter Anspruch entsteht und die Leistung jederzeit eingestellt werden kann. Fehlt ein klarer Vorbehalt, kann durch regelmäßige Zahlung ein Rechtsanspruch entstehen.

Formen der Abrechnung von Reisekosten

In der Praxis erfolgt die Abrechnung entweder durch:

• Einzelabrechnung mit Belegen oder
• auf Basis zulässiger Pauschalsätze für Tages- und Nächtigungsgelder sowie Kilometergelder

Werden die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, können diese Zahlungen abgabenfrei behandelt werden. Das bedeutet, sie sind lohnsteuerfrei, sozialversicherungsfrei und auch von Lohnnebenkosten befreit.

Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen fixen monatlichen Pauschalbetrag, der sämtliche Reisekosten abdecken soll, behandeln sie diesen grundsätzlich als steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Eine abgabenfreie Behandlung können sie nur dann vornehmen, wenn sie eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung durchführen.

All-In Vereinbarungen

Sind Reisekosten in einer All-In Vereinbarung enthalten, können in der laufenden Gehaltsverrechnung keine abgabenfreien Reisekosten berücksichtigt werden. In solchen Fällen bleibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, tatsächlich entstandene Mehraufwendungen im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend zu machen.

Abgrenzung zwischen Dienstreise und Arbeitsweg

Fahrtkostenvergütungen und Kilometergeld kommen nur bei einer Dienstreise in Betracht. Fährt der Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers zu einem auswärtigen Einsatzort, ersetzt der Arbeitgeber entweder die Kosten öffentlicher Verkehrsmittel oder zahlt Kilometergeld bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs. Die tägliche Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gilt hingegen nicht als Dienstreise. Für diese Strecke steht grundsätzlich kein abgabenfreier Kostenersatz zu, da sie dem privaten Lebensbereich zugeordnet wird.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

• News