Sachnutzung von Firmeneigentum

Sachnutzung von Firmeneigentum

Unter der Sachnutzung von Firmeneigentum versteht man die Verwendung betrieblicher Arbeitsmittel durch Arbeitnehmer zur Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben. Dazu zählen insbesondere Firmentelefone, sonstige Telekommunikationsgeräte und Dienstwägen. Der Arbeitgeber bleibt Eigentümer dieser Geräte und ist daher berechtigt, Umfang, Zweck und Grenzen der Nutzung verbindlich festzulegen. Gleichzeitig treffen den Arbeitnehmer Sorgfalts-, Treue- und Rücksichtnahmepflichten, die sich aus dem Arbeitsvertrag und dem Arbeitsrecht ergeben.

Telefon und Diensthandy im Arbeitsverhältnis

Rechtlicher Rahmen in Österreich

Die Nutzung von Firmentelefonen bewegt sich im Spannungsfeld zwischen dem Weisungsrecht des Arbeitgebers, den arbeitsvertraglichen Pflichten des Arbeitnehmers sowie datenschutz- und abgabenrechtlichen Vorgaben. Maßgeblich sind insbesondere das Arbeitsvertragsrecht, das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz, das ABGB sowie die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO).

Der Arbeitgeber darf bestimmen, ob und in welchem Umfang eine Privatnutzung zulässig ist. Gleichzeitig muss er bei Kontrollen die Menschenwürde der Arbeitnehmer wahren und datenschutzrechtliche Anforderungen einhalten.

Pflichten des Arbeitnehmers im Umgang mit Firmentelefonen

Arbeitnehmer haben mit firmeneigenen Telefonen sorgfältig umzugehen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob es sich um ein Festnetztelefon oder ein Diensthandy handelt.

Sorgfaltswidriges Verhalten liegt insbesondere vor, wenn

• das Gerät durch unsachgemäße Behandlung beschädigt wird
• das Telefon verloren geht, weil es unbeaufsichtigt zurückgelassen wird
• Sicherheitsvorgaben des Arbeitgebers missachtet werden

Führt ein solches Verhalten schuldhaft zu einem Schaden, kann eine Schadenersatzpflicht nach dem ABGB oder dem Dienstnehmerhaftpflichtgesetz entstehen.

Privatnutzung von Firmentelefonen

Der Arbeitnehmer darf die Privatnutzung von Firmentelefonen erlauben, einschränken oder verbieten. Entscheidend ist, ob eine klare Regelung besteht.

Keine ausdrückliche Regelung:

Wurde die Privatnutzung weder ausdrücklich erlaubt noch verboten, sind private Telefonate in geringem Umfang zulässig. Dies gilt auch während der Arbeitszeit, solange die Arbeitsleistung nicht beeinträchtigt wird und keine Kostenexplosion entsteht.

Ausdrückliches Verbot:

Hat der Arbeitgeber private Telefonate untersagt, sind diese nur in wichtigen Ausnahmefällen erlaubt, etwa bei dringenden Arztterminen oder unaufschiebbaren behördlichen Angelegenheiten. Eine darüber hinausgehende Nutzung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben und in gravierenden Fällen sogar eine Entlassung rechtfertigen.

Geduldete Nutzung:

Auch bei betrieblicher Übung oder stillschweigender Duldung gilt, dass private Gespräche die Dienstpflichten nicht beeinträchtigen dürfen. Hohe Kosten oder zeitliche Ausuferungen verstoßen gegen die Treuepflicht.

Konsequenzen bei missbräuchlicher Nutzung

Die vereinbarungswidrige oder exzessive Privatnutzung eines Firmentelefons kann arbeitsrechtlich schwerwiegende Folgen haben. Bei beharrlicher Pflichtverletzung und vorheriger Verwarnung ist eine fristlose Entlassung möglich. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer ein ausdrückliches Nutzungsverbot ignoriert.

Kostenverrechnung für Privatgespräche

Der Arbeitgeber ist berechtigt, Kosten für private Telefonate zu verrechnen, sofern dies vorab klar kommuniziert wurde. Eine solche Information kann durch Rundschreiben, interne Richtlinien oder direkt im Dienstvertrag erfolgen.

Datenschutz und Apps auf Diensthandys

Diensthandys enthalten regelmäßig personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten zu setzen.

Da Apps im Hintergrund Daten verarbeiten können, darf der Arbeitgeber:

• die Installation bestimmter Apps untersagen
• sich die Genehmigung einzelner Anwendungen vorbehalten
• im Anlassfall die Löschung von Daten oder Apps verlangen

Zulässigkeit von Kontrollmaßnahmen

Kontrollmaßnahmen zur Erkennung privater Nutzung sind arbeitsrechtlich nicht per se unzulässig, unterliegen jedoch strengen Grenzen.

Zulässig ist eine Kontrolle nur dann, wenn

• eine rechtliche Grundlage besteht
• die Maßnahme verhältnismäßig ist
• der Betriebsrat zugestimmt hat oder in betriebsratslosen Betrieben die betroffenen Arbeitnehmer einverstanden sind

Unzulässig ist jedenfalls das heimliche Abhören von Telefongesprächen. Selbst bei dienstlichen Gesprächen ist eine Kontrolle nur erlaubt, wenn der Arbeitnehmer im konkreten Fall vorher informiert wird.

Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „“

Nutzung von Firmen PC und Laptops im Arbeitsverhältnis

Unter der Sachnutzung von Firmeneigentum fällt auch die Verwendung von arbeitgebereigenen Computern wie Stand PCs, Laptops oder mobilen Arbeitsgeräten. Der Arbeitgeber ist Eigentümer der Hardware und der darauf installierten Software. Er ist daher berechtigt, verbindlich festzulegen, ob und in welchem Umfang eine private Nutzung zulässig ist. Der Arbeitnehmer ist im Gegenzug verpflichtet, die Geräte ausschließlich vertragskonform, sorgfältig und unter Wahrung der betrieblichen Interessen zu verwenden.

Zulässigkeit der Privatnutzung des Firmen PCs

Der Arbeitgeber besitzt die Hardware und die Software und darf deshalb klar festlegen, dass eine private Nutzung nicht erlaubt ist. Er kann dieses Verbot im Dienstvertrag regeln, es in internen Richtlinien festhalten oder durch eine eindeutige Anweisung im Betrieb vorgeben.

Keine ausdrückliche Regelung:

Wurde die private Nutzung weder erlaubt noch verboten, ist eine private Verwendung des Firmen PCs in geringem Umfang zulässig. Voraussetzung ist, dass

• die Arbeitsleistung nicht beeinträchtigt wird
• keine betrieblichen Ressourcen unnötig beansprucht werden
• dem Arbeitgeber kein Schaden entsteht

Regelungen zur PC Benützung im Betrieb

Klare Vorgaben zur Nutzung von Firmen PCs können:

• im Dienstvertrag
• durch eine Arbeitgeberweisung
• durch eine betriebliche IT Richtlinie

festgelegt werden. Gibt es einen Betriebsrat, kann er verlangen, dass verbindliche Regeln zur Nutzung von Arbeitsmitteln festgelegt werden. Der Arbeitgeber muss darüber eine Vereinbarung abschließen und kann dies nicht einfach ablehnen.

Grenzen der privaten Nutzung

Auch bei erlaubter oder geduldeter Privatnutzung gelten klare Schranken. Durch die Nutzung dürfen

• keine Arbeitsunterbrechungen oder Leistungseinbußen entstehen
• keine Speicher oder Systemressourcen für betriebliche Zwecke blockiert werden
• keine Sicherheitsrisiken wie Viren oder Schadsoftware verursacht werden

Folgen unerlaubter oder exzessiver Privatnutzung

Eine unerlaubte Privatnutzung des Firmen PCs kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Eine Entlassung kommt allerdings nur bei schwerwiegenden Verstößen in Betracht.

Eine Entlassung kommt nicht schon bei jeder privaten Nutzung in Betracht, sondern nur dann, wenn der Arbeitnehmer den Firmen PC in massivem Umfang und entgegen klarer Vorgaben für eigene Zwecke verwendet. In vielen Fällen muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor ausdrücklich abmahnen und darauf hinweisen, dass bei weiterem Fehlverhalten der Verlust des Arbeitsplatzes droht.

Haftung des Arbeitnehmers bei Sicherheitsverstößen

Installiert ein Arbeitnehmer für private Zwecke Programme oder Dateien und verursacht dadurch Schäden, etwa durch das Einschleppen eines Virus, kann eine Schadenersatzpflicht entstehen.

Dabei ist zu unterscheiden:

• Schäden bei der Erbringung der Dienstleistung unterliegen den Haftungsbegünstigungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes
• Schäden durch private Nutzung fallen unter das allgemeine Schadenersatzrecht des ABGB

Dienstwagen im Arbeitsverhältnis

Die Sachnutzung von Firmeneigentum umfasst auch die Überlassung eines Dienstwagens an Arbeitnehmer. Der Dienstwagen bleibt Eigentum des Arbeitgebers und kann ausschließlich für dienstliche Zwecke oder zusätzlich für private Fahrten zur Verfügung gestellt werden. Umfang, Dauer und Bedingungen der Nutzung müssen klar geregelt sein. Je nach Ausgestaltung kann der Dienstwagen reines Arbeitsmittel oder Teil des Entgelts sein. Für Schäden, Kosten und den Widerruf der Nutzung gelten unterschiedliche rechtliche Maßstäbe.

Rechtlicher Rahmen in Österreich

Für Dienstwagen bestehen nur wenige gesetzliche Detailregelungen. Umso wichtiger sind klare Vereinbarungen im Dienstvertrag oder auf Betriebsebene.

Besteht ein Betriebsrat, kann die Nutzung des Dienstwagens auch in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Solche Regelungen sind verbindlich und können nicht einseitig geändert werden.

Allgemeine Pflichten des Arbeitnehmers

Unabhängig davon, ob der Dienstwagen auch privat genutzt werden darf, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, das Fahrzeug sorgfältig zu behandeln. Diese Pflicht ergibt sich aus der arbeitsrechtlichen Treuepflicht.

Der Dienstwagen darf nicht unsachgemäß verwendet werden. Verstöße können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben und bei Schäden auch zu einer Haftung führen.

Dienstwagen nur für dienstliche Zwecke

Wird ein Dienstwagen ausschließlich für berufliche Fahrten überlassen, liegt kein Entgeltbestandteil vor. Der Arbeitgeber behält die volle Verfügungsgewalt über das Fahrzeug und kann die Nutzung jederzeit widerrufen.

In diesem Fall trägt der Arbeitgeber sämtliche Kosten, die mit dem Fahrzeug verbunden sind. Dazu zählen Reparaturen, Versicherung, Steuer, Treibstoff und sonstige laufende Aufwendungen. Legt der Arbeitnehmer dienstlich Kosten vor, sind diese vom Arbeitgeber zu ersetzen.

Verwaltungsstrafen, die auf ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers zurückzuführen sind, muss hingegen der Arbeitnehmer selbst tragen. Eine generelle Vorabübernahme solcher Strafen durch den Arbeitgeber ist unzulässig.

Dienstwagen auch für private Zwecke

Erlaubt der Arbeitgeber die private Nutzung des Dienstwagens, handelt es sich um einen Teil des Entgelts. Der Dienstwagen steht dem Arbeitnehmer daher auch während Krankenstand, Urlaub oder sonstiger Entgeltfortzahlung zu.

Die Privatnutzung führt regelmäßig zu einem steuerpflichtigen Sachbezug. Bei Elektrofahrzeugen kann dieser unter bestimmten Voraussetzungen mit null angesetzt werden.

Ohne klare vertragliche Regelung kann eine dauerhaft gelebte Praxis dazu führen, dass ein Anspruch auf Privatnutzung entsteht. Dies kann die spätere Entziehung des Dienstwagens erheblich erschweren.

Sinnvolle Regelungen bei Privatnutzung

Bei erlaubter Privatnutzung sollten klare Grenzen vereinbart werden. Dazu zählen etwa

• Kilometerbeschränkungen
• geografische Einschränkungen
• Regelungen zu nutzungsfreien Zeiten
• Vorgaben, wer das Fahrzeug lenken darf

Zudem sollte ausdrücklich festgehalten werden, dass die Dispositionsbefugnis über das Fahrzeug beim Arbeitgeber bleibt. Mehrkosten durch Sonderausstattung oder spezielle Fahrzeugwünsche können dem Arbeitnehmer verrechnet werden, sofern das kollektivvertragliche Mindestentgelt eingehalten wird.

Pflichten und Haftung bei Schäden

Bei Schäden ist zu unterscheiden, ob eine Dienstfahrt oder eine Privatfahrt vorlag.

• Erfolgt der Schaden bei einer Privatfahrt, haftet der Arbeitnehmer nach den allgemeinen Regeln des Zivilrechts und somit grundsätzlich voll
• Erfolgt der Schaden bei einer Dienstfahrt, kommt das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz zur Anwendung. Die Haftung hängt dann vom Verschuldensgrad ab und kann gemildert oder sogar ausgeschlossen sein

Eine bestehende Kaskoversicherung ist vom Arbeitgeber jedenfalls in Anspruch zu nehmen. Der Selbstbehalt kann vertraglich dem Arbeitnehmer auferlegt werden.

Fahrtenbuch und Kontrolle

Je nach Tätigkeit kann der Arbeitnehmer verpflichtet sein, Fahrtenaufzeichnungen zu führen. Ob auch private Fahrten zu dokumentieren sind, muss ausdrücklich geregelt werden.

Eine dauerhafte Ortung des Dienstwagens während der Arbeitszeit greift in die Persönlichkeitsrechte ein und erfordert die Zustimmung der Arbeitnehmer oder des Betriebsrats. Eine Ortung in der Freizeit ist unzulässig.

Missbräuchliche Nutzung und Entlassung

Verwendet der Arbeitnehmer den Dienstwagen pflichtwidrig oder missbräuchlich, kann dies arbeitsrechtliche Folgen haben. Bei schweren und wiederholten Verstößen ist eine Entlassung möglich.

In der Praxis ist vor einer Entlassung regelmäßig eine schriftliche Verwarnung erforderlich, um dem Arbeitnehmer die Folgen weiteren Fehlverhaltens klar vor Augen zu führen.

Widerruf der Privatnutzung und Rückgabe

Wird ein Dienstwagen auch privat überlassen, sollte ein vertraglicher Widerrufsvorbehalt vereinbart werden. Ein Widerruf darf jedoch nicht willkürlich erfolgen, sondern muss sachlich gerechtfertigt sein.

Ohne Widerrufsvorbehalt ist die Entziehung des Dienstwagens nur in besonders gravierenden Fällen zulässig. In der Regel ist dem Arbeitnehmer eine angemessene Frist zur Rückgabe einzuräumen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

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