Werkverkehr und Fahrtkostenersatz
Werkverkehr und Fahrtkostenersatz
Werkverkehr und Fahrtkostenersatz
Von Werkverkehr spricht man, wenn ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte selbst befördert oder die Beförderung organisiert. Die Grundlage findet sich in § 26 Z 5 EStG.
Werkverkehr liegt insbesondere vor, wenn die Beförderung erfolgt:
- mit arbeitgebereigenen oder angemieteten Bussen oder Kleinbussen,
- mit Fahrzeugen nach Art eines Linienverkehrs,
- oder mit öffentlichen Massenbeförderungsmitteln unter bestimmten Voraussetzungen.
Der Vorteil, der sich aus dieser Beförderung ergibt, nämlich die ersparten Fahrtkosten, bleibt lohnsteuerfrei. Gleichzeitig fällt kein Sachbezug an. Auch in der Sozialversicherung besteht Beitragsfreiheit.
Entscheidend ist, dass die Beförderung organisatorisch dem Arbeitgeber zuzurechnen bleibt und nicht lediglich ein Kostenersatz gewährt wird.
Werkverkehr mit Massenbeförderungsmitteln
Ein Werkverkehr kann auch dann vorliegen, wenn öffentliche Verkehrsmittel eingesetzt werden. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber die Beförderung auf der Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte organisiert und dem Arbeitnehmer eine entsprechende, nicht übertragbare Karte zur Verfügung stellt.
Charakteristisch sind folgende Merkmale:
- Die Karte bezieht sich grundsätzlich auf die konkrete Strecke Wohnung – Arbeitsstätte.
- Eine Netzkarte kommt nur dann in Betracht, wenn keine Streckenkarte angeboten wird oder die Kosten nicht höher sind.
- Die organisatorische Zuordnung zum Arbeitgeber muss klar dokumentiert sein.
Kein Werkverkehr liegt hingegen vor, wenn lediglich die Ticketkosten ersetzt werden. In diesem Fall entsteht steuerpflichtiger Arbeitslohn, auch wenn in der Sozialversicherung Beitragsfreiheit bis zur Höhe der Kosten eines Massenbeförderungsmittels bestehen kann.
Endet das Dienstverhältnis vor Ablauf der Gültigkeit der Karte, darf die Begünstigung nur anteilig berücksichtigt werden. Für Zeiträume außerhalb des Arbeitsverhältnisses entsteht ein steuerpflichtiger Vorteil.
Pendlerpauschale im Zusammenhang mit Werkverkehr
Das Pendlerpauschale setzt voraus, dass die Kosten für den Arbeitsweg nicht bereits durch Werkverkehr abgedeckt sind.
Kein Anspruch auf Pendlerpauschale besteht insbesondere:
- wenn ein eingerichteter Werkverkehr zumutbar wäre, aber nicht genutzt wird,
- wenn eine Strecken- oder Netzkarte durch den Arbeitgeber bereitgestellt wird,
- oder wenn die Beförderung vollständig steuerfrei erfolgt.
Zur Prüfung der Voraussetzungen hat der Arbeitnehmer eine entsprechende Erklärung (Formular L 34) abzugeben. Diese dient der lohnsteuerlichen Dokumentation.
Erfolgt die Finanzierung im Wege einer Bezugsumwandlung, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Eine Begünstigung greift nur dann, wenn keine arbeitsrechtlich zustehende Entgeltbestandteile ersetzt werden.
Peter HarlanderHarlander & Partner Rechtsanwälte „Mobilität zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist kein bloßer Kostenfaktor, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Arbeitsverhältnisse, weshalb die richtige steuerliche Gestaltung über spürbare finanzielle Vorteile entscheidet.“
Das „Öffi-Ticket“ ab 1. Juli 2021
Mit 1. Juli 2021 wurde die Begünstigung ausgeweitet. Seither umfasst die Steuerfreiheit auch Wochen-, Monats- und Jahreskarten, sofern sie zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig sind.
Erfasst sind unter anderem:
- Streckenkarten,
- Netzkarten,
- das 1-2-3-Ticket,
- sowie das Klimaticket.
Nicht begünstigt bleiben Einzelfahrscheine und Tagestickets, da diese keinen längerfristigen Nutzungszeitraum abdecken.
Eine wesentliche Neuerung besteht darin, dass der Arbeitnehmer das Ticket selbst erwerben kann. Der Arbeitgeber darf die Kosten steuerfrei ersetzen, sofern eine Rechnung oder Ticketkopie vorliegt und die Voraussetzungen dokumentiert werden. Zusätzlich entfällt bei Vorliegen der Begünstigung die Pflicht zur Entrichtung von Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer.
Unverändert gilt:
- Keine Steuerfreiheit bei Gehaltsumwandlung.
- Kein Pendlerpauschale für die abgedeckte Strecke.
- Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung nur im Umfang der tatsächlichen Kosten für die Strecke Wohnung – Arbeitsstätte.
Fahrtkostenersatz
Vom Werkverkehr ist der reine Fahrtkostenersatz zu unterscheiden. Hierbei ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Beitragsrechtlich gilt:
- Sozialversicherungsfreiheit besteht bis zur Höhe jener Kosten, die bei Nutzung eines Massenbeförderungsmittels angefallen wären (§ 49 Abs 3 Z 20 ASVG).
- Die Art des verwendeten Verkehrsmittels spielt keine Rolle, sofern der Ersatz die maßgebliche Obergrenze nicht überschreitet.
Lohnsteuerrechtlich bleibt der Fahrtkostenersatz jedoch steuerpflichtig. Es handelt sich um normalen Arbeitslohn.
In der Praxis wird häufig der Preis einer Jahreskarte herangezogen und durch zwölf geteilt, um die monatliche Vergleichsgröße zu ermitteln. Steht kein öffentliches Verkehrsmittel zur Verfügung oder ist dessen Nutzung unzumutbar, kann ein Kilometersatz als Berechnungsgrundlage dienen.
Vergleich: Öffi-Ticket vs. Fahrtkostenzuschuss
Aus Sicht des Arbeitgebers
- Ein Fahrtkostenzuschuss unterliegt Dienstgeberbeitrag, Zuschlag und Kommunalsteuer.
- Das Öffi-Ticket bleibt bei Vorliegen aller Voraussetzungen von diesen Lohnnebenkosten befreit.
- Das Jobticket verursacht jedoch einen erhöhten Verwaltungsaufwand, insbesondere durch die laufende Prüfung des Pendlerpauschales und die korrekte Dokumentation im Lohnkonto.
Aus Sicht des Arbeitnehmers
- Das Öffi-Ticket bleibt lohnsteuerfrei, führt jedoch zum Wegfall des Pendlerpauschales für die abgedeckte Strecke.
- Ein Fahrtkostenzuschuss erhöht zwar den steuerpflichtigen Arbeitslohn, ermöglicht aber unter Umständen weiterhin die Geltendmachung des Pendlerpauschales.
- Die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit hängt vom Verhältnis zwischen Ticketwert und Pendlerpauschale ab.
