Nachzahlung

Nachzahlung

Eine Nachzahlung im Arbeitsrecht liegt vor, wenn Arbeitsentgelt für bereits vergangene Abrechnungszeiträume nachträglich ausbezahlt wird, weil ursprünglich zu wenig oder gar kein Entgelt berücksichtigt wurde.

Der Anspruch auf dieses Entgelt bestand bereits in der Vergangenheit, die Auszahlung erfolgt jedoch erst später. Nachzahlungen betreffen sowohl laufende Bezüge als auch Sonderzahlungen und spielen insbesondere im Zusammenhang mit Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Lohnsteuer eine zentrale Rolle.

Nachzahlungen wirken sich nicht nur auf die Höhe des auszuzahlenden Entgelts aus. Sie führen regelmäßig zu Folgefragen in mehreren Rechtsbereichen, insbesondere bei:

• Lohnabrechnung: Korrektur des ursprünglich abgerechneten Entgelts
• Sozialversicherung: Nachverrechnung von Beiträgen und Berichtigung bereits übermittelter Meldungen
• Lohnsteuer: Prüfung der richtigen steuerlichen Zuordnung und Versteuerung
• Betriebliche Abgaben: mögliche Anpassung lohnabhängiger Abgaben und Umlagen

Unterbleiben notwendige Korrekturen oder erfolgen sie verspätet, können zusätzliche Kosten und rechtliche Unsicherheiten entstehen. Deshalb ist eine sorgfältige rechtliche Einordnung entscheidend.

Typische Ursachen für Nachzahlungen

Nachzahlungen entstehen meist, weil die Lohnverrechnung das Arbeitsentgelt in einem früheren Abrechnungszeitraum nicht korrekt erfasst oder zutreffend bewertet hat. Besonders häufig beruhen sie auf Rechenfehlern in der Lohnverrechnung, etwa bei der Ermittlung von Zuschlägen, Überstunden oder Sonderzahlungen.

Ebenso relevant sind unrichtige Einstufungen nach dem anzuwendenden Kollektivvertrag, wenn etwa Verwendungsgruppen, Tätigkeitsmerkmale oder Vorrückungen falsch zugeordnet wurden.

Ferner entstehen Nachzahlungen, wenn Entgeltbestandteile rechtlich unzutreffend beurteilt werden. Dies betrifft vorwiegend die Abgrenzung zwischen laufenden Bezügen und sonstigen Bezügen oder die Frage, ob bestimmte Zulagen beitrags- oder steuerpflichtig sind.

Auch innerbetriebliche Organisationsmängel tragen dazu bei, etwa wenn zuständige Stellen Informationen verspätet an die Lohnverrechnung weiterleiten oder Abrechnungen unter erheblichem Zeitdruck erstellen.

Nicht zuletzt führen ungeklärte oder erst später festgestellte Überstundenansprüche regelmäßig zu Nachzahlungen. Werden Mehr- oder Überstunden zunächst nicht oder nur teilweise berücksichtigt und erst im Nachhinein korrekt ermittelt, entsteht ein rückwirkender Entgeltanspruch, der durch eine Nachzahlung auszugleichen ist.

Zuordnung nach dem Anspruchsprinzip

Nachzahlungen werden im österreichischen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht jenem Zeitraum zugeordnet, in dem der Anspruch auf das Entgelt entstanden ist. Nicht der Auszahlungszeitpunkt entscheidet, sondern der Zeitpunkt, zu dem die Arbeitsleistung erbracht wurde und der Entgeltanspruch entstanden ist.

Deswegen sind die ursprünglich abgerechneten Monate nachträglich zu berichtigen. Die Lohnabrechnung wird für die betroffenen Zeiträume neu berechnet und an die tatsächliche Anspruchslage angepasst. Diese rückwirkende Korrektur erfolgt unter Anwendung jener Beitragssätze und Höchstbeitragsgrundlagen, die im jeweiligen Abrechnungszeitraum gegolten haben.

Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Nachzahlungen sind kein bloßer Rechenvorgang, sondern die nachträgliche Korrektur eines bereits bestehenden arbeitsrechtlichen Anspruchs mit weitreichenden Folgen für Abgaben und Beiträge.“

Sozialversicherungsrechtliche Behandlung

Nachzahlungen von beitragspflichtigem Arbeitsentgelt sind sozialversicherungsrechtlich jenen Beitragszeiträumen zuzuordnen, in denen der Entgeltanspruch ursprünglich entstanden ist. Maßgeblich ist daher nicht der Zeitpunkt der Auszahlung, sondern jener Zeitraum, dem der nachgezahlte Entgeltanspruch rechtlich zuzurechnen ist.

Wurden für diese Zeiträume bereits Beitragsgrundlagennachweise übermittelt, sind diese nachträglich zu berichtigen. Die ursprünglichen Meldungen sind zu stornieren und auf Grundlage der richtiggestellten Beitragsgrundlagen neu einzureichen.

Erfolgt die Berichtigung innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Kalendermonats, für den der ursprüngliche Beitragsgrundlagennachweis erstattet wurde, löst sie grundsätzlich keine beitragsrechtlichen Zuschläge wegen verspäteter Korrektur aus.

Folgen nach Fristablauf

Nach Ablauf der zwölfmonatigen Berichtigungsfrist kann die Sozialversicherung einen Beitragszuschlag vorschreiben und die offenen Sozialversicherungsbeiträge nachverrechnen. Eine Nachsicht erfolgt nicht automatisch. Der Dienstgeber muss darlegen, warum eine richtige Meldung innerhalb der Frist objektiv nicht möglich war.

Das kann etwa gelten, wenn die Höhe einzelner Entgeltbestandteile erst später verbindlich feststand. Bloße Organisationsfehler, Zeitdruck oder unvollständige interne Informationen reichen dafür regelmäßig nicht aus. Entscheidend ist, dass die Berichtigung auch bei sorgfältiger Lohnverrechnung nicht früher möglich gewesen wäre.

Steuerliche Einordnung von Nachzahlungen

Auch steuerlich kommt es auf den Entstehungszeitraum des Anspruchs an. Nachzahlungen für frühere Kalenderjahre werden grundsätzlich im Monat der Auszahlung erfasst. Unter bestimmten Voraussetzungen bleibt ein Teil der Nachzahlung steuerfrei. Dieses sogenannte steuerfreie Fünftel dient dazu, die steuerliche Mehrbelastung durch die Zusammenballung von Einkommen abzumildern.

Für Nachzahlungen, die das laufende Kalenderjahr betreffen, erfolgt hingegen eine Neuberechnung der betroffenen Lohnzahlungszeiträume. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um laufende Bezüge oder sonstige Bezüge handelt, da unterschiedliche steuerliche Regeln gelten.

Willkürliche und nicht willkürliche Verzögerungen

Eine zentrale Rolle spielt die Frage, warum die Auszahlung verspätet erfolgt ist. Erfolgt die Nachzahlung aus Gründen, die außerhalb des Einflussbereichs der Vertragsparteien liegen, spricht man von einer nicht willkürlichen Verschiebung. Dazu zählen etwa gerichtliche Entscheidungen, finanzielle Engpässe oder erst später erkannte Abrechnungsfehler.

Liegt die Verzögerung hingegen im organisatorischen oder wirtschaftlichen Einflussbereich des Arbeitgebers, gilt sie als willkürlich. In solchen Fällen kommen steuerliche Begünstigungen regelmäßig nicht zur Anwendung.

Besonderheiten bei Überstunden und Zeitguthaben

Überstunden, die erst nachträglich abgerechnet und ausbezahlt werden, können unter bestimmten rechtlichen Voraussetzungen als Nachzahlungen qualifiziert werden. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn gesetzliche Bestimmungen eine spätere finanzielle Abgeltung vorsehen.

Eine typische Konstellation liegt bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses vor, wenn ein vereinbarter Zeitausgleich nicht mehr konsumiert werden kann und offene Überstunden daher in Geld abzugelten sind. In solchen Fällen besteht der Entgeltanspruch bereits für einen früheren Zeitraum, die Auszahlung erfolgt jedoch erst nachträglich.

Davon zu unterscheiden sind Zeitguthaben, die auf Basis einer Gleitzeitvereinbarung entstehen. Solche Guthaben begründen zunächst keinen Anspruch auf Auszahlung, sondern dienen in erster Linie dem Ausgleich durch Freizeit.

Erst mit der Abrechnung des Zeitguthabens oder mit einer ausdrücklich vorgesehenen Auszahlung entsteht ein Entgeltanspruch. Deswegen gelten Vergütungen von Gleitzeitguthaben nicht als Nachzahlungen, sondern werden als laufender Bezug im Monat der Auszahlung behandelt.

Lohnnebenkosten und weitere Abgaben

Nachzahlungen unterliegen grundsätzlich auch den Lohnnebenkosten wie Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer. Das steuerfreie Fünftel wirkt sich auf diese Abgaben nicht mindernd aus. Bestehen sozialversicherungsrechtliche Beitragspflichten, sind auch Beiträge zur betrieblichen Vorsorgekasse zu leisten, sofern das Arbeitsverhältnis dem System der Abfertigung neu unterliegt.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

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