Zeiterfassung

Zeiterfassung

Die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer genau zu dokumentieren. Dazu zählen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die Dauer der Arbeitszeit sowie allfällige Ruhepausen. Ziel dieser Pflicht ist es, Arbeitnehmer vor überlangen Arbeitszeiten zu schützen und sicherzustellen, dass Überstunden, Ruhezeiten und Entgeltansprüche korrekt erfasst und nachvollzogen werden können.

Zweck der Arbeitszeitaufzeichnung

Zeiterfassungen dienen nicht bloß bürokratischen Zwecken, sondern schützen Arbeitnehmer gezielt. Sie schaffen Transparenz über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und stellen sicher, dass Mehrarbeit oder Überstunden nicht unbemerkt bleiben.

Gerade in Streitfällen über Überstunden, Entgelt oder Ruhezeiten bilden ordnungsgemäß geführte Arbeitszeitaufzeichnungen oft die entscheidende Grundlage für die Durchsetzung von Arbeitnehmeransprüchen.

Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Zeiterfassung schützt Arbeitnehmer nur dann wirksam, wenn Arbeitszeit vollständig, korrekt und ohne Druck erfasst wird. Transparenz ist der Schlüssel zu fairen Arbeitsbedingungen.“

Geltungsbereich der Arbeitszeitaufzeichnungspflicht

Grundsätzlich sind die Arbeitszeiten aller Arbeiter und Angestellten aufzuzeichnen. Die Pflicht trifft den Arbeitgeber und umfasst sämtliche Arbeitnehmer, die dem Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes unterliegen.

Nur wenige Arbeitnehmergruppen sind ausgenommen. Dabei handelt es sich insbesondere um Arbeitnehmer, die nicht unter das Arbeitszeitgesetz fallen, etwa bestimmte leitende Angestellte.

Inhalt und Umfang der Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen so geführt werden, dass sie eine vollständige Kontrolle der Arbeitszeit ermöglichen. Zu dokumentieren sind insbesondere:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit mit genauer Uhrzeit
• die Dauer der täglichen Arbeitszeit
• die Lage der Arbeitszeit
• die in Anspruch genommenen Ruhepausen
• Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums

Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und vollständig sein. Pauschale oder ungenaue Angaben reichen nicht aus.

Arbeitgeberverantwortung bei der Zeiterfassung

Auch wenn Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst erfassen, bleibt dennoch der Arbeitgeber rechtlich verantwortlich. Er muss daher sicherstellen, dass die Aufzeichnungen korrekt geführt werden, indem er die Arbeitnehmer entsprechend anleitet und die Arbeitszeitaufzeichnungen regelmäßig kontrolliert.

Eine einseitige Anordnung, wonach Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit aufzeichnen müssen, ist unzulässig, weil eine solche Verpflichtung nur auf Grundlage einer Vereinbarung oder einer Betriebsvereinbarung bestehen kann. Unabhängig davon trägt jedoch stets der Arbeitgeber die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung.

Erleichterte Arbeitszeitaufzeichnung

Für Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit oder ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen oder überwiegend von zu Hause aus arbeiten, gelten erleichterte Aufzeichnungspflichten. In diesen Fällen genügt es grundsätzlich, die Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten.

Aus Arbeitnehmersicht ist jedoch Vorsicht geboten. Reine Saldenaufzeichnungen reichen oft nicht aus, um Zuschläge, Überstunden oder die Angemessenheit eines All-in Entgelts zu überprüfen. In der Praxis ist daher häufig eine detailliertere Aufzeichnung notwendig, um Ansprüche abzusichern.

Ausführliche Informationen zum Home Office lesen Sie hier.

Ruhepausen und fixe Arbeitszeiten

Nicht in jedem Fall müssen Ruhepausen einzeln aufgezeichnet werden. Ist Beginn und Ende der Pausen verbindlich geregelt oder kann der Arbeitnehmer den Pausenzeitpunkt selbst innerhalb eines festgelegten Rahmens wählen, entfällt die Pausenaufzeichnung. Voraussetzung ist allerdings, dass die Pausen tatsächlich so konsumiert werden wie vereinbart.

Bei Arbeitnehmern mit fixer, schriftlich festgelegter Arbeitszeiteinteilung muss der Arbeitgeber nur Abweichungen von dieser Einteilung laufend dokumentieren. Die Einhaltung der fixen Arbeitszeit hat er zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode zu bestätigen.

Aufbewahrung und Ort der Aufzeichnungen

Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeitaufzeichnungen in der jeweiligen Betriebsstätte bereithalten. Er hat sie dort verfügbar zu machen, wo der Arbeitnehmer tatsächlich beschäftigt wird. Bei Kontrollen durch das Arbeitsinspektorat muss er die Unterlagen jederzeit vorlegen können.

Für Arbeitnehmer ist wichtig zu wissen, dass sie Anspruch auf Einsicht haben. Auf Verlangen sind ihnen die Aufzeichnungen zumindest einmal monatlich kostenfrei zu übermitteln.

Folgen fehlender oder mangelhafter Aufzeichnungen

Fehlen Arbeitszeitaufzeichnungen oder sind sie unvollständig, hat das erhebliche Konsequenzen. Zum einen drohen dem Arbeitgeber Verwaltungsstrafen, die sich pro Arbeitnehmer und pro Verstoß vervielfachen können. Zum anderen verbessert sich die Rechtsposition des Arbeitnehmers deutlich.

Arbeitsinspektorat und Kontrolle

Das Arbeitsinspektorat kann jederzeit Einsicht in die Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen. Fehlen diese Aufzeichnungen oder ermöglichen sie keine Überprüfung der Arbeitszeiten, begeht der Arbeitgeber eine Verwaltungsübertretung. Die Behörde verhängt die Strafen nicht nur einmal, sondern gesondert für jeden betroffenen Arbeitnehmer.

Formen der Zeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeit muss mit genauer Uhrzeit für Beginn und Ende der täglichen Arbeit erfolgen. Arbeitgeber können dafür sowohl handschriftliche als auch elektronische Systeme einsetzen. Entscheidend ist nicht die technische Form, sondern dass die tatsächlich geleistete Arbeitszeit vollständig, korrekt und nachvollziehbar dokumentiert wird.

Aus Arbeitnehmersicht ist wichtig, dass Zeiterfassungssysteme der Dokumentation der Arbeitszeit dienen und nicht zur verdeckten Kontrolle oder Überwachung missbraucht werden.

Stechuhr und Magnetkarte

Bei der Zeiterfassung mittels Stechuhr oder Magnetkarte werden die genauen Arbeitszeiten objektiv festgehalten. Arbeitnehmer sind verpflichtet, die Stechuhr entsprechend den Weisungen des Arbeitgebers zu bedienen.

Der Weg von der Stechuhr zum Arbeitsplatz und zurück gilt als Arbeitszeit. Das Ein- und Ausstempeln ist daher jeweils die erste und letzte Tätigkeit des Arbeitstages.

Die Umkleidezeit zählt grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit. Ordnet der Arbeitgeber jedoch an, dass Arbeitskleidung im Betrieb an und auszuziehen ist, oder ist das Tragen der Kleidung auf dem Arbeitsweg objektiv unzumutbar, gilt auch die Umkleidezeit als Arbeitszeit. Das ist insbesondere in hygienisch sensiblen oder sicherheitsrelevanten Bereichen relevant.

Stechuhren und Magnetkartensysteme gelten in der Regel als zulässig, da sie kein umfassendes Bewegungsprofil erstellen. Unzulässig ist allerdings die Verwendung sensibler personenbezogener Daten wie der Sozialversicherungsnummer zur Identifikation.

Unzulässige Zeiterfassungssysteme

Zeiterfassungssysteme dürfen ausschließlich der Dokumentation der Arbeitszeit dienen. Systeme, die darüber hinaus Daten erfassen, die für die Arbeitszeiterfassung nicht erforderlich sind, greifen unzulässig in die Rechte der Arbeitnehmer ein.

Problematisch sind insbesondere Programme, die verdeckt Zusatzdaten speichern, etwa Zeitpunkte der Dateneingabe oder sonstige Nutzungsdaten, ohne dass diese für die Kontrolle der Arbeitszeit erforderlich wären. Solche Systeme verletzen das Datenschutzrecht und dürfen nicht eingesetzt werden.

Verbindung mit der Lohnverrechnung

Ist die Zeiterfassungsanlage mit dem Lohnverrechnungssystem verbunden, besteht ein erhöhtes Kontrollpotenzial. Auch wenn das System ursprünglich keine Auswertungen ermöglicht, können spätere Programmänderungen oder Zusatzmodule eine umfassende Leistungs und Verhaltenskontrolle ermöglichen.

In solchen Fällen liegt regelmäßig ein kontrollgeeignetes System vor, das die Menschenwürde berührt. Der Einsatz ist daher nur mit Zustimmung des Betriebsrates zulässig. Diese Mitbestimmung schützt Arbeitnehmer vor unkontrollierter Überwachung.

Zeiterfassung ohne Verbindung zur Lohnverrechnung

Besteht keine Verbindung zur Lohnverrechnung und sind auch keine anderen Schnittstellen vorhanden, die Kontrollen ermöglichen, liegt in der Regel kein zustimmungspflichtiges Kontrollsystem vor. Dennoch ist stets zu prüfen, ob der konkrete Funktionsumfang des eingesetzten Systems dennoch eine Überwachung erlaubt.

Je nach Ausgestaltung kann auch hier ein mitbestimmungspflichtiges System vorliegen. Arbeitnehmer profitieren in solchen Fällen von der zwingenden Einbindung des Betriebsrates.

Zeiterfassung mittels Smartphone

Im Außendienst und bei mobiler Arbeit erfassen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit zunehmend über Smartphone Anwendungen. Diese ermöglichen meist ein einfaches Ein- und Ausloggen.

Aus Arbeitnehmersicht besonders kritisch ist die häufig integrierte Ortungsfunktion. Eine permanente oder vom Arbeitgeber gesteuerte Standorterfassung geht über die gesetzlich erforderliche Arbeitszeiterfassung hinaus und ist datenschutzrechtlich unzulässig. Zulässig ist eine solche Lösung nur dann, wenn ausschließlich der Arbeitnehmer selbst die Ortung aktiv steuern kann und keine Standortdaten an den Arbeitgeber übermittelt werden.

Auch hier gelten die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates bei elektronischen Kontrollsystemen.

Biometrische Zeiterfassung

Biometrische Zeiterfassungssysteme arbeiten mit körperlichen Merkmalen wie Fingerabdrücken oder Netzhautscans. Diese Systeme greifen besonders intensiv in die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer ein.

Da biometrische Daten hochsensibel sind, berührt ihre Verwendung die Menschenwürde. Der Einsatz solcher Systeme ist daher nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Betriebsrates zulässig. Ohne diese Zustimmung dürfen biometrische Zeiterfassungssysteme nicht verwendet werden.

Zeiterfassung durch den Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer mit weitgehend freier Arbeitszeiteinteilung oder überwiegender Arbeit im Homeoffice kann vereinbart werden, dass sie ihre Arbeitszeiten selbst aufzeichnen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

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